记者 | 周姝祺
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自新冠疫情爆发以来，人们的工作方式都发生了巨大的改变，尤其是远程办公的推行，或将颠覆未来的工作模式。据有关数据统计，在美国，有37%的工作都可以通过远程完成，谷歌、微软、推特等科技公司近一个月以来都先后宣布将允许员工永久居家办公。
远程工作的核心是远程会议。在缺少面对面直接沟通的情况下，远程会议是帮助团队成员保持联系和相互协作的一个重要桥梁，诸多视频会议工具如ZOOM等都在疫情期间发挥了关键性作用。
但是，也有不少企业表达了对远程会议的担忧。摩根大通CEO吉米·戴蒙曾公开表示，他要取消所有的ZOOM会议，因为视频会议降低了决策制定速度，也消解了员工主动学习的积极性和创造力。
界面职场了解到，有不少员工会在远程开会期间分心做其他事情，例如发邮件、编辑文档或者做和工作无关的事情。为彻底了解员工们在远程会议时的“摸鱼”行为，来自斯坦福大学、亚马逊公司、微软研究院和伦敦大学学院的研究人员进行了深入探讨，并发表了题为《规模化分析远程会议时多任务处理行为》的论文。
论文截图
这项研究收集了2020年2月至5月疫情前后美国微软员工在微软办公软件上的行为日志记录，包括用于远程会议的Microsoft Teams，用于电子邮件服务的Microsoft Outlook，以及用于远程访问和编辑文件的OneDrive和Sharepoint。此外，研究人员还收集了715名来自全球各地微软员工关于远程会议分心的看法。
研究人员通过数据分析发现，远程会议中多任务处理现象是普遍存在的，并且比在线下会议中更频繁发生。从2月到5月，大约有30%的远程会议中，员工会去处理电子邮件；约25%的远程会议中，员工一边开会一边编辑文档。
还有员工反馈，在居家办公的时候，会做一些和工作无关的事情，例如吃饭、锻炼、喂狗、做家务等。有来自中国的微软员工表示，自己会在工作间隙刷社交软件和别人聊天。
这种“摸鱼”行为一方面是因为居家办公后远程会议的增多，让员工被迫在会议期间也要处理其他事情。
一名微软受访者表示：“有太多的会议，以至于在会议之间没有时间查看电子邮件或完成工作。我尝试在清晨或深夜工作，但是随着白天工作的不断涌入，我发现自己越来越多地进行多任务处理。”
另一方面，远程会议意味着没有监督，尤其在关闭摄像头和静音的时候，员工会更可能“摸鱼”，有的参会者甚至不会从床上爬起来。
“如果我开着视频，我通常不会一心多用，因为人们肯定能看出你在不专心。”一名受访者说：“如果我不确定议程是否需要我的参与，那我更可能关闭视频，公开地同时处理其他任务。”
事实上，在远程办公刚开始的时候，一些参会者对同事甚至对自己本人在会议中处理其他任务的行为也往往会感到生气或有负罪感，因为他们也觉得不专心或者不礼貌。但是，一段时间后，随着人们逐渐习惯了远程会议的开会方式，大家对参会者的分心行为也就变得更为宽容，都逐渐意识到了在家办公的环境中可能会出现各种各样的干扰。
除了上述两个外部因素，会议本身的长度、开始时间、规模同样和员工分心频率相挂钩。研究人员发现，规模更大、时间更长的远程会议，员工分心的频率要更高；在常规性的会议上分心的概率也要高于临时性会议。
从左到右分别是会议时长、会议规模、会议性质、每天会议时间和每周会议时间对多任务处理频率的影响。
图片展示了不同会议时长、会议参与人数、会议性质、每天和每周的会议时间与电子邮件多任务处理的关系。可以发现，上午举行的会议多任务处理率高于一天中的其他时间，在持续超过 80 分钟的视频会议中，多任务处理的次数是 20 分钟或更少的会议的六倍。
值得注意的是，研究人员指出，在远程会议期间分心做其他事，并不意味着工作效率的低下。有15%的参与者认为多任务处理有助于提高他们的生产力，对于那些不需要集中注意力的会议上，同时处理其他事情可以帮助参会者保持专注并提高工作效率。
不过，也有接近四成的员工反映，自己在远程会议分心会导致注意力的丧失，无法跟踪会议的内容，并且导致精神疲劳。“如果你离开会议去打开其他文件，就很难再回到会议中。”
随着远程会议的数量和时长的增加，人们专注于本职工作的时间似乎越来越少，因此逐渐习惯开会时进行多任务工作来赶上进度。对于分心造成的负面影响，研究人员建议减少不必要的会议，缩短会议时间和插入休息时间。
另外，早上也不是一个开会的最佳时间段。研究表明，电子邮件多任务行为最经常发生在早上，人们很难将注意力集中在会议上。领导可以选择将轻量级的会议安排在早上，还能够帮助员工在远程工作中从“家庭”模式逐渐过渡到“工作”模式。
员工的积极参与也十分重要。研究发现，许多参会者因为同时进行多项任务，导致没有任何可以参与讨论的会议内容。在这种情况下，他们会把自己的声音调小，关掉视频。如果组织者希望在一个重要的会议上获得参会者的充分关注，应该鼓励参会者通过刺激的互动来积极参与。
